Si pensabas que poner en marcha tu sueño empresarial daba dolores de cabeza, espérate a ver cómo va bien y tienes que aprender a delegar para que tu negocio crezca.
Y es que delegar es un auténtico dolor de cabeza para los autónomos.
No solo porque encontrar a alguien con quien encajes sea difícil, o porque siempre tengamos la sensación de que “es imposible que otro lo haga, solo lo sé hacer yo”, sino porque a menudo nos planteamos delegar cuando tenemos tal carga de trabajo que el propio hecho de delegar es estresante en sí mismo, como una especie de círculo vicioso.
Si estás en ese punto, este artículo escrito desde la experiencia de los sinoficiners te puede ayudar. Vamos a ello:
Aprender a delegar: en qué consiste y por qué es imprescindible
Delegar no es más que descargar trabajo y responsabilidad en un tercero. Puede ser porque sea un empleado o un profesional subcontratado; en cualquier caso, se trata de que otros hagan algo que, por esta o aquella razón, tú no quieres o no puedes hacer.
Pero este artículo no va de delegar estrictamente, sino de aprender a delegar, que es algo mucho más difícil.
Porque para aprender a delegar necesitas conocerte muy bien por dentro, conocer muy bien tu negocio y conocer muy bien el valor que perciben tus clientes del trabajo que haces para ellos.
Ventajas de aprender a delegar para emprendedores y pequeños negocios
Ahora bien, delegar tiene sus ventajas.
👉 Primera: es la forma más sencilla de aumentar volumen de facturación
Si tu techo está en la capacidad real de ejecutar tus tareas y consigues encontrar a alguien de confianza que pueda desarrollar el trabajo, podrás empezar a aceptar más proyectos.
Pero cuidado: aumentar facturación no es aumentar beneficio final. Para delegar necesitas tener a alguien de confianza, que además te ofrezca una tarifa que entre en tu presupuesto y tiempo de gestión.
Ojo, porque esto se olvida a menudo: delegar no es olvidarse, es dedicar menos tiempo a algunas cosas… y llevar a cabo otro tipo de tareas.
Así que echa tus cuentas en tiempo y dinero y no te sorprendas si resulta que, al final, debes subir un poco tus tarifas para que las cuentas salgan.
👉 Segunda: contribuye a aumentar tu reputación como profesional
A más proyectos, más oportunidad de referencias boca a boca, y mayor reputación.
Pero ojo, esto es así siempre y cuando tengas un equipo en quien delegar que responda, claro. Y siempre y cuando la calidad de tus servicios no se vea perjudicada.
Eso no quiere decir que las personas de tu equipo trabajen exactamente como tú, porque eso es imposible, sino que se trata de que la calidad del trabajo se sitúe en los márgenes que tú estableces, como parte responsable de la marca que los clientes contratan. La tuya, vaya.
👉 Tercera: permite que puedas dedicarte a las áreas en las que más valor aportas
Porque hay dos tipos de tareas que se pueden delegar: las que no nos gustan pero hay que hacer, y las que nos gustan pero en ellas no somos unos cracks (todavía).
La mayoría de la gente opta por delegar primero lo que no le gusta, entrenándose a la hora de empezar a crear un equipo y trabajando cuestiones inseparables de delegar, como es la gestión de la comunicación y de proyectos.
Y luego, si hay margen, la gente se asocia con otros profesionales que puedan asumir la carga de trabajo que otros harían mejor, y en menos tiempo.
👉 Cuarta: facilita que otros profesionales crezcan en base a tu experiencia
Y dirás: pues si crecen los demás, ¿qué más da? A mí me interesa lo mío.
Bueno, vale, a uno le interesa delegar para tener menos dolores de cabeza, no más. Pero no desdeñes tan rápido el crecimiento de otros profesionales cercanos: no sabes dónde se esconde una nueva oportunidad, o una nueva situación que aprovechar (y disfrutar).
Aprender a delegar: cómo elegir en quién debes hacerlo
La gran pregunta: antes de enfrentarte a los típicos problemas sobre cómo aprender a delegar, mejor pon atención a cómo elegir en quién debes delegar.
Aquí hay que tener varias cuestiones en mente.
⭐Tus necesidades
¿Tienes claro qué quieres delegar y por qué? Tener claras tus necesidades facilitará que encuentres el perfil ideal en quien puedas empezar a delegar.
No haber definido bien esas necesidades puede hacer que te fijes en un perfil que sea incompleto, o que tomes tu decisión basándote en factores poco objetivos, como una recomendación de un tercero.
Define tus necesidades, y luego ponte a buscar.
⭐ Tu carácter y tu forma de trabajar
Aplíquese tanto a los autónomos como a las pequeñas empresas.
El carácter de las personas implicadas, sus habilidades blandas (especialmente de comunicación y negociación) y las características de los sistemas a la hora de trabajar pueden marcar la diferencia cuando se trata de aprender a delegar.
⭐Las cualidades más importantes para ti
Dependiendo de las tareas que vaya a desarrollar la persona en quien delegas, de tu carácter y de tu forma de trabajar, valorarás más unas cualidades que otras.
Por ejemplo, quizá para gestionar las redes sociales de tus clientes el perfil técnico sea muy importante para ti y, frente a un candidato con poca experiencia pero considerable formación, prefieras a este que a alguien más experimentado, porque prefieres invertir algo de tiempo en trabajar mano a mano al principio para dotarle de autonomía exprimiendo a medio plazo esa asociación entre los dos.
O quizá resulta que necesitas alguien que cubra tu atención al cliente y con que se apañe con el email, vale, pero necesitas que conozca al dedillo la voz de tu marca, y la sepa transmitir.
Recuerda el orden: qué necesitas, cómo trabajas, qué es importante para ti.
Problemas que surgen al aprender a delegar
Vale, no habíamos querido todavía entrar en harina con los problemas que surgen al aprender a delegar. Y es que pueden ser un marrón: cuando uno delega se arriesga a “poner la cara” y que esta acabe colorada si las cosas salen mal.
Y la cara, la reputación o la marca personal o profesional son uno de los activos más importantes en un emprendedor o una pequeña empresa. Normal que haya un poco de vértigo a la hora de aprender a delegar.
Pero, ¿cómo se aprende a hacer las cosas? Bingo, Sherlock. A hacer, se aprende haciendo.
Y teniendo controlados los problemas que puedan surgir, para saber qué haremos si finalmente tienen lugar y cómo podemos resolverlo con el mínimo daño posible.
Así que vamos a ver algunos problemas y qué solución le podemos dar.
Tengo miedo de que no haga un buen trabajo.
Haz pruebas. No tienes que darle la mitad de tu negocio a alguien en el primer momento en el que estás aprendiendo a delegar: podéis empezar poquito a poco, pasito a pasito.
Cuando ya has entrevistado candidatos y tienes a la persona definitiva, empieza despacio. Primero, explica cómo funcionan las cosas en tu empresa, de qué tareas se va a encargar y ofrécele toda la información que pueda necesitar.
Luego ya habrá tiempo de aumentar tareas y responsabilidades.
Me va a llevar más tiempo enseñar que hacerlo yo.
Puede ser. Pero recuerda para qué estás aprendiendo a delegar: para que a medio plazo tú puedas contar con más tiempo para ti y para tu negocio. Los resultados rápidos no existen por la sencilla razón de que no nos podemos clonar (molaría, pero no).
Así que ten paciencia primero, y si crees realmente que no puedes dedicarle algo de tiempo a acompañar a esa persona para garantizar que las cosas vayan como la seda cuando pasen algunas semanas… pues entonces, no delegues.
¿Y si pasa el tiempo y se relaja?
Es normal que sientas este miedo también. No porque la mayoría de gente del mundo mundial “se relaje” cuando sienta que ya no les “están vigilando”, sino porque esa es otra forma que cobra el miedo a que las cosas salgan mal.
Pero debes considerar una cosa: nadie hace siempre el mismo trabajo con la misma calidad en todo momento. Incluso tú. Puedes comprometerte con unos estándares, pero habrá mejores y peores trabajos, y es algo perfectamente normal.
Pero entonces, ¿cómo puedes protegerte frente a eso? De dos maneras: aligerando las fricciones a la hora de terminar la relación con esa persona en quien delegas (o a quien subcontratas) y estableciendo mecanismos de control de ambas partes con regularidad.
A ver, fricciones siempre van a tener lugar cuando toca reasumir trabajo que habías delegado porque las cosas no están saliendo bien. Pero si te granjeas un margen de maniobra, si tuvieras que cesar esa relación tendrás también más tiempo para encontrar un nuevo perfil en quien delegar.
Sobre los mecanismos de control, es necesario tener en cuenta que estos funcionan solo cuando hay cosas que controlar, es decir, cuando hay unas directrices claras de qué se va a delegar, en qué condiciones, y cuál es el resultado mínimo que se puede aceptar.
No esperes que los demás hagan por arte de magia. Pauta las tareas, acompaña a la persona en quien delegas.
Consejos extra para aprender a delegar con éxito
Vale, ahora que hemos tocado algunos de los miedos más recurrentes cuando se trata de aprender a delegar, vamos a dejarte como extra algún consejito más.
⭐Comunica. Di qué necesitas y qué esperas.
Muchos de los problemas que tenemos en la vida (y no solo al aprender a delegar) nacen en nuestra incapacidad de verbalizar lo que necesitamos, o surgen porque nuestras expectativas generadas no se corresponden con la realidad.
⭐Gestiona activamente tu proyecto.
Tener una herramienta para hacer un seguimiento no es tan importante como tener claras las funciones de cada parte y los tiempos para llevar a cabo esas funciones. Dedica tiempo a establecer ese marco y minimizarás el riesgo de que haya problemas.
⭐Pregunta qué necesita.
Cierto, delegas para no preocuparte. Pero una acción tan sencilla como preguntar al otro qué tal está puede marcar la diferencia entre que alguien te diga de la noche a la mañana que se va, y que vuestra relación sea fructífera y duradera.
(Consejo aplicable a aprender a delegar y a las relaciones de pareja.)
⭐Entrénate en decir adiós.
A veces las cosas no salen bien a la primera. No es la persona, no es el momento, no es el proyecto…No pasa nada, pero hay que saber decir adiós y ser consecuente con las reglas marquen al principio. Las creaste para ser tus directrices cuando las cosas no vayan bien. Confía en tu yo pasado y previsor.
Estos son los consejos que podemos darte en Sin Oficina🌴 para hacer más sencillo tu proceso de aprender a delegar. Esperamos que te hayan resultado útiles 😊 Y si tienes alguno más que hayas echado en falta, puedes dejárnoslo por aquí 👇
