Todo freelance ha tenido que enfrentarse sí o sí a su primer presupuesto. Es más, puede incluso que le costara, que hubiera estado evitando el momento, pero tarde o temprano llegó.
Si tú también lo evitas es normal: a la duda de si está hecho, se le añade la duda más pesada de si te lo aceptarán, o habrá que seguir buscando.
Así que no te preocupes, que en SinOficina🌴 freelancers experimentados hay unos cuantos y te vamos a contar cómo hacer un presupuesto si es tu caso:
Qué es un presupuesto
Es una obviedad, pero antes de ponerse a hacer un presupuesto conviene saber qué es lo que se está haciendo exactamente.
Porque resulta que mucha gente no lo sabe, pero un presupuesto es un documento que tiene validez legal. Es decir, que una vez aceptado por el cliente, se convierte en un contrato.
Por esa razón, el primer consejo que te vamos a dar empieza por el final: aunque la aceptación oral de un presupuesto es válida, siempre siempre siempre es mejor pedirla por escrito.
Cuando decidas si preparar un presupuesto o no, debes saber que el cliente tiene derecho a solicitar cuantos presupuestos considere oportuno y decidir según su criterio particular.
Así, el presupuesto es en principio solo un documento con valor informativo, que se convierte en contrato en el momento en el que es aceptado, pero no antes. Se entiende, ¿no?
Ahora, si es un documento informativo, entonces, ¿de qué informa?
Pues de varias cosas, entre otras: quién lo solicita y quién lo ofrece, las tareas que se van a llevar a cabo, las condiciones económicas (lo que vas a cobrar) y la forma de pago, por ejemplo.
Pero vamos a verlo en detalle:
Estructura de un presupuesto
Ahora que ya sabemos qué es un presupuesto, vamos a ver poco a poco cuál es la estructura ideal que debe tener para que se convierta en un documento que vincule legalmente.
Esto es especialmente útil si no acostumbras a firmar contrato de prestación de servicios, aunque probablemente deberías.
A fin de cuentas, si no firmas contrato, lo único que te protege frente a la reclamación de algún impago es tener el presupuesto escrito.
Empecemos. Un presupuesto debe incluir:
👉 Los datos fiscales de quien ofrece los servicios (tú, como autónomo o freelance)
👉 Los datos fiscales de quien solicita (la empresa, o la persona incluso, si quieres)
👉 El detalle de los servicios que se necesitan. Si el cliente lo solicita, debes desgranarlos con detalle, aunque esto es recomendable incluso si no lo solicita el cliente, por una cuestión de transparencia.
👉 El importe de la remuneración que recibirás por el servicio que vas a realizar.
👉 El método de pago (transferencia, adeudo SEPA…) y las condiciones de pago (si será fraccionado, por anticipado o al final del servicio).
👉 La validez del presupuesto. Lo más recomendable es que los presupuestos tengan una validez limitada. De lo contrario, puedes encontrarte clientes que aceptan presupuestos antiguos con tarifas desactualizadas mucho tiempo después, dejando de ser rentables.
👉 Tu firma, y el espacio para la firma de quien debe aceptarlo.
Para que quede claro: con este contenido, si no tienes contrato de prestación de servicios y te encuentras con el caso de un cliente que no te paga, puedes reclamar la deuda legalmente.
No es algo de lo que guste mucho hablar, pero es mejor estar protegido, ¿verdad?
Bien, ahora que ya tenemos claras las partes, vamos a lo interesante: cómo establecer los precios y tarifas de tu presupuesto, y cómo incrementar las posibilidades de que te lo acepten finalmente.
Cómo plantear tu presupuesto
Seamos honestos: una vez tienes una plantilla de presupuesto, hacerlos es cuestión de echar algo de tiempo. Más, o menos, según necesites obtener más o menos información de tu potencial cliente a la hora de decidir el importe.
Pero lo difícil no es en sí escribir el documento, no. Lo difícil es tener un sistema de tarifas que haga rentables tus servicios para saber cuánto debes cobrar en cada caso. Y también es difícil que te lo acepten, claro.
Para saber cuánto debes cobrar en tu presupuesto, hay dos formas de hacerlo que, por cierto, no son excluyentes: por horas dedicadas, y por valor que aportas al cliente.
Presupuestos por horas dedicadas
El cálculo de los precios en los presupuestos que se establecen por horas dedicadas es sencillo siempre y cuando tengas una idea clara de cuánto tiempo consume cada tarea que exige cada uno de los servicios que te pueden contratar.
Por ejemplo, supongamos que eres diseñador gráfico freelance, y que te encargan el rediseño de un logo. Una marca de esas que lleva un montón de años con lo mismo, y se quiere actualizar.
Para rediseñar ese logo, las tareas a llevar a cabo pueden ser, por ejemplo:
✔ Enviar cuestionario al cliente para conocer mejor su marca y sus valores
✔ Investigar la identidad del cliente
✔ Investigar a la competencia del cliente
✔ Plantear un esbozo del primer logo
✔ Reunirte uno a uno con el cliente para presentárselo y obtener sus comentarios
✔ Preparar la primera propuesta
✔ Enviar al cliente para obtener feedback
✔ Realizar cambios en la primera propuesta
✔ Enviar al cliente la propuesta final
Esa lista puede ser eterna dependiendo de cuántas revisiones admitas del diseño a la hora de crear el logo para tu cliente y de cuántas tareas y subtareas quieras pormenorizar, pero creo que nos hacemos una idea.
Al margen de las esperas por comentarios del cliente (que no son tareas efectivas de desarrollo de trabajo para ti, aunque sí te impliquen estar pendiente de recibir esa respuesta), la mayoría de tareas son relativamente repetitivas y, después de unos cuantos logos hechos ya, podrías estimar cuanto tiempo implica para ti cada una de esas tareas.
Así, para saber cuántas horas implica cada servicio, basta con que sumes las horas de todas las subtareas, ¿no? Bueno, a medias. Aquí lo más recomendable siempre es incluir un margen: si un logo son diez horas de trabajo, cuenta que van a ser unas pocas más.
Porque cuando estimamos el tiempo que tardamos en hacer las cosas, tendemos a poner cifras demasiado bajas o demasiado altas, que no son muy realistas. Además, no siempre se rinde igual, aunque estemos trabajando el mismo número de horas.
Si la investigación de la competencia de un cliente se tuerce un poco y te lleva más tiempo de lo normal, ya está fallando tu previsión de horas. Por eso es tan recomendable tener un cierto margen.
Y a partir de ahí, empieza lo bueno: si ya sé las horas que me lleva… ¿cuánto debo cobrar?
Cómo calcular el precio por hora de mi presupuesto como freelance
En internet hay miles de artículos que explican cómo hacer tus cálculos. En nuestra experiencia en SinOficina🌴 el precio por hora puede ser de lo más variable, pero hay una forma de calcular, al menos, el umbral más bajo en el que te puedes mover.
Es decir, tu precio por hora mínimo, por debajo del cual no es rentable que realices tus servicios. Para saberlo:
👉 Calcula tus gastos fijos mensuales (cuota de autónomos, herramientas, licencias…). Si tienes pagos anuales, pondéralos y calcula la parte que corresponde a un mes.
👉 Calcula la media de tus gastos variables, y añádele un porcentaje más que funcione como margen de seguridad (sí, otro margen aquí también).
👉 Decide cuántas horas quieres trabajar al mes, y cuánto te gustaría ganar con ello.
👉 Añádele a esa cifra los gastos fijos y variables para obtener la facturación mínima que debes tener, antes de impuestos.
👉 Añade a esa cifra los impuestos, y divide la cifra final entre el número de horas que habías decidido trabajar.
Así ya puedes saber cuál es el mínimo que debes cobrar por hora cuando realices un servicio. Por debajo de ese precio, no será un cliente rentable, así que quizá quieras reconsiderar trabajar con él.
En cualquier caso, esta forma de calcular es solo una aproximación. Hay tantos sistemas válidos para calcular el precio por hora como freelances hay por el mundo, y de hecho este umbral mínimo puede ser que llegue a asustarte la primera vez que lo ves.
Si te asusta la cifra y está muy por encima de tu competencia más directa, quizá quieras darle una vuelta al siguiente tipo de presupuesto que te vamos a explicar: el presupuesto que se basa en el valor que aportas tú (y solo tú) a tu cliente.
Los presupuestos según el valor aportado para el cliente
Es un error pensar que cualquier freelance puede hacer el trabajo que una empresa necesita de la mejor manera, y además en tiempo y forma.
Y esto es así por la sencilla razón de que cada freelance -que, por cierto, es un profesional de lo suyo- tiene un valor propio que es único (para bien o para mal).
Precisamente, por esta razón es posible encontrar presupuestos en el mercado con cantidades muy dispares para trabajos muy similares. Porque además del umbral mínimo de rentabilidad, hay otras cosas que se pueden imputar en ese precio.
La más subjetiva de ella es el valor que aportas al cliente. Entendiendo valor como una acumulación de muchas cosas que no tienen por qué llevar un tiempo extra, sino que están en la forma que tienes de hacer tu trabajo y en la propia calidad de lo que haces.
En la experiencia de recibir a un cliente, prestarle el servicio que necesita y recibir los honorarios hay una infinidad de puntos en los que se puede agregar valor.
Por ejemplo, en la urgencia. Si se trata de un servicio para el que sueles manejar un tiempo de diez días y el cliente lo necesita en cinco, lo lógico es que la dedicación se vea reflejada en el presupuesto.
Por no hablar de otros componentes intangibles del valor que aporta un freelance a la hora de realizar un servicio (o que el cliente percibe que está recibiendo), como la autoridad o la exclusividad.
Las tarifas personalizadas
El tema del valor es tan subjetivo que algunos freelance ofrecen tarifas cien por cien personalizadas.
Para ello, evidentemente, deben conocer en profundidad el tipo de trabajo a realizar y las condiciones de la empresa. Esto requiere tiempo, y es un tiempo que no todo el mundo está dispuesto a asumir. A fin de cuentas, en todo presupuesto cabe el riesgo de te lo rechacen.
Pero en ciertos trabajos como freelance es importante seguir un sistema personalizado para hacer el presupuesto.
Por otro lado, también se da el caso en el que algunos freelances deciden sus tarifas en función del tipo de empresa para el que vayan a desarrollar el trabajo. De esta manera, incrementan el importe del presupuesto o lo disminuyen según crean que la cifra encaja en la situación financiera de la compañía.
El mayor inconveniente de esta estrategia es que en algún momento dos clientes similares te pidan presupuesto para el mismo servicio… y acaben comparando tus presupuestos, con precios muy, pero que muy distintos, con el posible inconveniente para tu reputación.
Cómo conseguir que acepten tu presupuesto como freelance
Ahora que ya tenemos claro qué es un presupuesto, cómo estructurarlo y cómo tarificar los servicios (más o menos), te queremos dejar unos consejos para que consigas que acepten con más facilidad tus presupuestos como freelance.
En primer lugar, debes saber que la gestión de potenciales clientes y la atención a los clientes son cuestiones muy importantes en la viabilidad económica de tu proyecto como freelance.
Los clientes contentos nos recomiendan a otros potenciales clientes, y si cubrimos sus expectativas es más fácil que nos vuelvan a contratar.
Pero antes de que nos vuelvan a contratar tienen que hacerlo por vez primera. Y en ese momento, hacer una propuesta que encaje de verdad en lo que el cliente necesita, puede ser fundamental.
Algunos freelance no se reúnen con ninguna persona hasta que se convierte realmente en cliente, y gestionan las solicitudes de presupuesto por email o por teléfono. La forma de gestionar esto debe ser la que más se adapte a ti, pero lo que no debes hacer es descuidar el proceso de investigación del cliente potencial.
Cuanto mejor conozcas a un potencial cliente más fácil será que puedas ofrecerle lo que busca: que no ofrezcas cosas que no necesita al cliente que tiene un presupuesto limitado, ni que hagas una propuesta demasiado básica a alguien que tiene un amplio margen para invertir.
También puedes hacer que la duración limitada del presupuesto juegue a tu favor. Si has enviado un presupuesto y no has recibido respuesta, contacta a esa persona unos días antes de que venza el plazo, preferiblemente por email.
El teléfono es un sitio en el que cuesta mucho decir que no, y si llamas es más probable que te den largas si no han tomado la decisión o son de estas empresas que te dan el silencio por respuesta.
Pregúntale si sigue interesado, o si no. Prepáralo de tal manera que sea fácil para ellos decirte que no si no les encaja tu propuesta, y de tal manera que también sientan la urgencia del vencimiento del plazo si aún tienen dudas.
Muchos terminarán por decidirse, y al menos, si te rechazan, dejarás de estar pendiente de aquel presupuesto que enviaste.
Y por último, si lo consideras interesante, puedes pedir feedback a los clientes que rechacen una propuesta. Hace falta ser valiente para conocer las razones por las que un supuesto cliente interesado nos rechaza, pero es en ese sitio en el que hay de verdad margen de mejora.
Estos son los consejos que hemos recopilado en SinOficina🌴 sobre cómo es un presupuesto, qué estructura debe tener, cómo establecer tus precios y cómo conseguir que te lo acepten.
Esperamos haberte arrojado algo de luz y que te haya sido de ayuda 😊
