Cómo no va a querer optimizar el tiempo un freelance, si es uno de sus mayores techos a la hora de crecer.
Si eres freelance es muy posible que tu estructura de ingresos se base ampliamente en cobrar X por hora trabajada, de tal manera que, en teoría, a más horas, más dinero.
Por eso un freelance tiene tanto interés en maximizar su tiempo, establecer rutinas adecuadas y conseguir la máxima rentabilidad en sus proyectos.
Pero cuando eres freelance no todas tus horas de trabajo responden a tareas imputables a clientes (como las que dedicas a formación, por ejemplo). Y además, luego están las cuestiones típicas de productividad personal, como el hecho de que unos días se es más productivo que otros, o que un trabajo similar para dos clientes similares no tiene por qué llevarte el mismo tiempo.
Ah, y las distracciones del maravilloso mundo hiperconectado, claro. Así que un freelance quiere no perder el tiempo, por un lado, y optimizarlo, por el otro.
Y de eso nos toca hablar aquí. Dale:
Dónde pierden tiempo los freelances
Antes de hablar de trucos para optimizar el tiempo, vamos a analizar dónde se pierde. Porque el día solo tiene 24h y lo ideal es pasar unas cuantas trabajando, no todas. Pero, ¿dónde pierde tiempo un freelance?
👉 Donde lo pierde cualquier persona
Los freelances, aunque parezca mentira, son humanos. Esto quiere decir que están expuestos a todos los roba-tiempos típicos que pueden afectar al resto de profesionales.
Por ejemplo, si se encargan de captar clientes e interactuar en redes sociales, es fácil que dediquen tiempo a ellas sin que esto realmente suponga volumen de negocio.
Una distracción aquí. Una distracción allá. Un tweet, un nuevo artículo, un nuevo podcast, un email más. Y ya está, ya hemos echado la mañana perdiendo el tiempo ¿ves?
👉 Clientes tóxicos
Sin que un cliente tóxico sea necesariamente el que no para de llamarte, lo cierto es que cierto perfil de clientes que requieren atención continua resulta problemático. El tiempo dedicado a tratar con clientes no se computa como tiempo de trabajo por muchos freelances, lo que limita sus opciones de ingresos.
Otros, en cambio, establecen un margen en la dedicación de horas de los clientes para estas cuestiones. Independientemente de cómo lo hagas tú, lo recomendable es que establezcas pautas de comunicación claras que eviten que tengas que atender llamadas, emails o mensajes cada dos por tres, especialmente si son sobre los mismos temas, una y otra vez.
Tener una buena relación con los clientes es básico para que tu proyecto como freelance funcione y puedas optimizar tu tiempo.
👉 No controlan su propia agenda
Muchos freelance son conscientes de que sus tiempos de ejecución son variables, y a veces incluyen en sus estimaciones un cierto margen de seguridad. Sin embargo, y en muchas ocasiones “gracias” a la presión por estar produciendo todo el día, cuando planifican su jornada son extraordinariamente optimistas.
Esto quiere decir que establecen jornadas de 8 horas, asumiendo que esas 8 horas serán de trabajo efectivo y facturable. Sin embargo, al mismo tiempo pasan varias horas al día realizando tareas que no lo son.
Por no hablar de quienes aceptan continuamente esos proyectos que te llegan “de hoy para mañana”, alterando completamente la planificación estimada.
Controlar tu propia agenda es garantía de que puedes dedicar tiempo a lo que importa. Si quieres dejar de perder el tiempo, empieza por ahí.
👉 No controlan sus procesos
Un error muy característico de ciertos freelance a la hora de optimizar su tiempo. Si tú das un servicio a varios clientes, y ese servicio suele consistir más o menos en las mismas fases o procesos a grandes rasgos, entonces puedes tener un procedimiento claro de cómo se hace.
No tener procedimientos de trabajo establecidos ni entender cómo estos se pueden llevar a cabo de la manera más eficiente puede llevar a cometer más errores con más frecuencia, por no hablar de que esas fases sin establecer se llevan más atención y energía, al no tener todas las piezas listas antes de ponerse a trabajar.
Cómo maximizar tu tiempo si eres freelance
Si eres de los que tiene bien controlados todos los lugares en los que pierdes el tiempo, entonces vamos con la siguiente parte: cómo optimizar tu tiempo si eres freelance.
👉 Cuida tu cuerpo
Es tu herramienta de trabajo. Si no funciona debidamente, puedes despedirte de currar. Así que cuidar tu nutrición, hacer deporte con frecuencia, evitar prácticas sedentarias y descansar debidamente debe ser una prioridad si quieres maximizar tu tiempo.
Parece contraintuitivo, porque eso requiere también dedicación, pero es fácil: si tu cuerpo no funciona como debería tú no funcionas, y no cobras.
👉 Identifica tus roba-tiempos
Hay tareas que te hacen perder el tiempo y las hay que te lo roban. Tareas que podrían hacerse en menos tiempo, pero que siempre se terminan demorando.
El término roba-tiempos se puede aplicar a ciertas acciones de tu trabajo, pero también a los hábitos… y a las personas. Conocerlas, poner solución o, al menos, establecer límites, es esencial para un freelance que quiere optimizar su tiempo.
👉 Automatiza todo lo que puedas (no más)
Es una posible solución a las tareas roba-tiempos: la automatización. Si una tarea es monótona y que seas tú quien lo haga no reviste de especial valor (como realizar informes de dedicación o enviar correos con facturas), entonces automatízalo.
Pero ojo, no quieras automatizarlo todo. Hay cosas que funcionan mejor si tienen supervisión humana, especialmente las que tienen que ver con el trato directo con personas. En el equilibrio está la clave.
👉 Adecúa tus servicios a lo que tus clientes necesitan
Muchos freelances caen en este error. Ofrecen más o menos de lo que los clientes necesitan. ¿Resultado? Freelances no rentables en un caso, y clientes descontentos en el otro.
Ni por un exceso de trabajo que arrase con tu rentabilidad, ni por un defecto que perjudique la calidad de tu servicio. Asegúrate de que estás dando lo que tus clientes necesitan para maximizar tu tiempo de manera inteligente.
👉 Planifica para tu yo más vago
Mira, este es el típico truco cambia-vidas. Más allá del margen de seguridad de cierto tiempo a la hora de planificarte, pregúntate: ¿qué cuestiones tienen que ser hechas hoy, sí o sí? Es decir, ¿qué es esencial que termine?
Y, cuando tengas la respuesta, planifica para un rendimiento medio de tus días más vagos. Sí, has leído bien: como si ese día no pudieras ser especialmente productivo.
Con esta manera de proceder evitarás que se acumulen las cuestiones verdaderamente importantes, y además lograrás proteger tu productividad frente a los días malos.
Y si tienes un día bueno, puedes terminar tu jornada antes, o adelantar más trabajo, según gustes. Pero seguro que agradeces acabar un poquito antes a mitad de semana alguna vez… ¿verdad?
👉 Escúchate
Si hay días mejores y peores, también hay horas mejores y peores, semanas mejores y peores, e incluso mese. En la medida de lo posible, procura organizar tus proyectos y tus tareas en función de tu energía diaria, semanal o, por qué no, mensual.
Las horas en las que tienes la atención más fresca quizá resulten mejor aprovechadas si las dedicas a tareas que requieren grandes dosis de atención, en lugar de a tareas más monótonas.
Quizá ves que tu creatividad crece a principio de semana. O que un día la cosa no sale o no fluye. Si quieres optimizar tu tiempo en esos días, escúchate y ten un plan B.
👉 Aprende a decir que no
Un clásico. Cada vez que dices sí a algo, estás diciendo que no a todo lo demás: a todos los caminos posibles e hipotéticos que podrías seguir. En lugar de pensar siempre en decir sí, contempla qué resultado podrías obtener al decir no.
Quizá empezar a decir que no a cosas que llevan tiempo, o a personas que lo demandan alejándote de lo que deberías hacer tenga el efecto contrario del que piensas, y veas cómo poco a poco se empieza a valorar más tu tiempo.
👉 Oblígate a desconectar
Si hay que cuidar nuestro cuerpo, también hay que cuidar nuestra mente. Especialmente, si como la mayoría de los freelances, curras en tu propia casa y tu ocio se disfruta en el mismo lugar en el que trabajas: el ordenador.
Cambia de estancia para trabajar algunas horas, e incluso de postura para hacer ciertas cosas. Sal de casa cuando acabe tu jornada, aunque sea a pasear.
Por cierto, para los escépticos de este último consejo: después del experimento forzoso de 2020 en el que muchos tuvieron que trabajar desde casa, se ha puesto de relevancia una cuestión muy importante a la hora de desconectar y, también, optimizar el tiempo.
¿Sabes de ese rato más o menos largo transportándote del trabajo a casa al terminar la jornada? Pues es bueno para desconectar. Y si trabajas siempre desde casa, ese efecto no se alcanza, así que a veces puede ser bueno simularlo.
Estos son los consejos que tenemos en SinOficina🌴 para los freelances que quieren maximizar su tiempo. Hemos intentado evitar que sean los típicos consejos, pero si quieres dejarnos alguno más, tenemos los oídos y los teclados abiertos.
