Consejos VIP de finanzas para freelances

Si eres freelance y no tienes controladas tus finanzas, tienes un problema. No solo porque no sepas cuánto dinero entra y cuánto sale ahora mismo, sino porque lo más probable es que estés lastrando tus posibilidades de crecer y asentarte profesionalmente.

Al menos, de eso nos hemos dado cuenta por aquí. Pero no te preocupes. Todos hemos estado ahí alguna vez y tienes una ventaja: cuentas con la experiencia acumulada de Sin Oficina🌴

¡Al lío!

El error más frecuente de los freelances con sus finanzas

El error fundamental en la gestión de las finanzas de un freelance es no separar los gastos de la actividad empresarial, de los gastos personales. O más exactamente, las finanzas de tu empresa de las finanzas personales.

Y si además eres de los que se pone de “sueldo” el beneficio final de cada mes… te deseamos suerte si en algún caso vienen mal dadas y tu “sueldo” apenas alcanza el Salario Mínimo Interprofesional (SMI).

Pero no te asustes, no desistas. Hay otra forma de hacer las cosas, y es sencilla.

Es una forma que evitará que caigas en la locura y sufras de ansiedad por errar continuamente en tus previsiones financieras.

Y esa forma es… control financiero.

Pero para poder tener control sobre tus finanzas como freelance, necesitas conocer tres o cuatro cosas básicas antes. No te llevarán mucho tiempo y luego todo irá rodado. Mira:

Vocabulario básico de finanzas para freelances

Si es la primera vez que escuchas el término “educación financiera”, no te preocupes. Es normal, y aunque hay de todos en todas las casas, resulta que no es muy frecuente recibir una buena educación financiera en los primeros años de vida.

Eso hace que las personas tomen malas decisiones financieras, y que cuando se deciden a emprender, no tengan ni la más remota idea de qué es lo que hay que tener claro, qué es lo que hay que controlar, cuáles son los límites de gasto que se pueden asumir, y de ingreso a los que se debe aspirar.

Flujo de caja y liquidez

Bien. Primer término: flujo de caja. Determina la liquidez de un negocio (y si eres freelance, tienes un negocio, una empresa, como lo quieras llamar).

El flujo de caja es la diferencia entre lo que gastas y lo que ingresas en un momento concreto. Digamos, por ejemplo, a día 30 de cada mes.

Y es importante conocerlo porque no es siempre el mismo, sino que varía. Tener liquidez (dinerito en la caja que puedes gastar) te protege frente a gastos inesperados como, por ejemplo, un descuento considerable en ese curso que necesitas pero que no te planteabas aún realizar, porque era muy caro.

Ahora bien: ¿cómo se consigue la liquidez? Te diré cómo no se consigue: dejando el 100% del beneficio como sueldo.

De la misma manera que para poder gastar algo de dinero en cualquier cosa personal necesitas tener dinero disponible, también lo necesita tu empresa. Aunque tu empresa solo esté formada por tu persona, como freelance.

Si conservas un porcentaje del beneficio de cada mes para disponer de liquidez y afrontar gastos futuros cuando lo necesites, estarás protegiéndote frente a problemas futuros.

Por no hablar de lo que ocurriría si un mes, además de incrementar tus gastos, se reducen tus ingresos. ¿Ves por dónde iba el tema del SMI?

Fondo de emergencia

Si su nombre no es lo suficientemente explícito, te lo explicamos: un fondo de emergencia es un dinerito que tienes siempre guardado por si la cosa se complica.

De hecho, si aún no separas tus finanzas personales de tus finanzas como freelance, es el momento de hacerlo y empezar a ahorrar en esas dos facetas.

Un fondo de emergencia paga un vuelo a ver a tu madre enferma en la otra punta del país, de repente.

Un fondo de emergencia te permite pagar la comida de tus hijos, alquiler y calefacción si te despiden de repente.

Un fondo de emergencia, en tu empresa, te permite sobrevivir con tu actividad si la mayoría de tus ingresos decaen de golpe.

Un fondo de emergencia es tu amigo. Ten un fondo de emergencia.

¿De cuánto dinero? De lo que tú creas que debe tener si va a garantizar tu supervivencia como negocio, o como persona.

En lo que respecta a tu negocio, debería ser como mínimo el equivalente de varios meses de tus gastos fijos, más un porcentaje destinado a gastos variables. Spoiler: tu sueldo entra en esos gastos fijos. No lo dejes fuera 😉

Las inversiones

Suena a cosas de brokers y gente rica, ¿no? Oh, well…

Una inversión es todo aquel gasto que, en tu vida y en tu empresa, te va a dar rendimiento futuro. Una inversión es un buen curso, unas buenas herramientas, un local en propiedad.

Y para poder invertir, necesitas dinero, indudablemente. Y, ¿cómo se obtiene ese dinero? Pues puedes obtenerlo de lo que has ido ahorrando poco a poco, sin tener en cuenta el fondo de emergencia… o puedes intentar pedirlo.

Mejor si lo tienes tú. Si lo pides tendrás que devolverlo con unos intereses; ese es el precio de no tener liquidez.

Los impuestos

Los impuestos son esa cosa tan divertida que unos pagan más a gusto que otros. Si eres freelance, necesitas tenerlos en cuenta, te gusten o no.

Dependiendo de qué servicios realices y cuáles sean tus ingresos y tus gastos profesionales, los impuestos ascenderán a una cantidad concreta y deberán ser abonados al Estado también cada cierto tiempo.

Hay varios impuestos, cada uno con sus particularidades. Asegúrate de que los conoces bien o, en su defecto, que cuentas con asesoramiento experto.

Como es una cuestión muy técnica que tiene un alto riesgo financiero, la mayoría de sinoficiners opta por subcontratarlo. Mira lo que decía Esther Morote cuando hablaba de lo que más le cuesta como freelance:

En definitiva, ten bien controlado el dinero que te toca pagar de impuestos. Si no tienes buena liquidez y se acerca el “final del trimestre” donde toca apoquinar el IVA, vas a agradecer tener ese dinero disponible y no haberlo tocado antes.

De hecho, un montón de gente se organiza mejor si vive ignorando el dinero del IVA. Pero eso mejor te lo explicamos más abajo.

Qué tener en cuenta al gestionar tus finanzas como freelance

Vale, ya sabemos lo básico. Y suponemos que te has convencido de la importancia que tiene para tu negocio un buen control financiero.

Pero, exactamente, ¿cómo debes proceder en la gestión de tus finanzas de freelance?

Control financiero de tu actividad como freelance

Lo primero es tener un control financiero exhausivo de tus finanzas como freelance. Da igual si tienes un Excel automatizado o utilizas un programa específico para tus necesidades, pero debes saber en todo momento cuánto dinero estás ingresando y cuánto estás gastando.

De hecho, lo ideal sería poder identificar también en qué te lo estás gastando y qué servicios te generan unos ingresos u otros, porque esa información puede ser importante a la hora de determinar el curso de tu negocio en el futuro.

Además, debes tener controlado qué parte de IVA vas devengando y cuánto vas soportando, puesto que si eres freelance lo más probable es que seas autónomo y, en ese caso, cumples un rol fantástico como recaudador de impuestos del Estado.

Que no te pille el toro con el IVA

Espera, ¿IVA soportado e IVA devengado (o repercutido) te suenan a chino?

Quizá no lo sabías, pero en un sinfín de servicios, las facturas que emiten (o hacen) los autónomos a otras empresas van con IVA, y las facturas de lo que un autónomo gasta, también.

El tan temido trimestre es el pago que se realiza al Estado cada 3 meses, donde se produce una compensación entre el IVA que te han ingresado los clientes a los que les has prestado servicios, y el IVA de tus gastos.

Si eres freelance digital y tu actividad profesional es sana y robusta, salvo que tengas grandes gastos puntuales un trimestre concreto, la mayoría de las veces te tocará pagar. Esto ocurre cuando tienes pocos gastos en comparación a lo que puedes ingresar.

Así que, prepara la cartera. Trimestre a trimestre, sin excepción. Salvo que lo prefieras pagar con intereses, claro.

Ahora, hay una manera de que no te pille el toro con el IVA. No podemos garantizarte que no te duela ver la cuenta corriente bajar, pero sí que no te pille por sorpresa.

¿Cómo? Con control financiero. Y viviendo sin IVA.

Si los cálculos de tu rendimiento económico los haces con lo que valen tus servicios sin el IVA y lo que vas gastando sin el IVA también, tendrás una aproximación más exacta a cuál es el resultado de tu actividad sin los impuestos.

Y de ese resultado sin impuestos es de donde deberían salir el porcentaje de ahorro, el fondo de emergencia, tu salario y todo lo demás.

El dinero del IVA estará en tu poder, y solo deberás ingresarlo trimestre a trimestre, pero durante el resto del tiempo, lo ignorarás.

De hecho, si solo con tu Excel o tu aplicación no te aclaras y te es más cómodo, puedes tener una cuenta corriente solo para ir metiendo el IVA de cada factura, y recuperando el de cada gasto.

Así irás desprendiéndote del dinero del Estado que recaudas de poquito en poquito, y evitarás un ataque al corazón cada vez que te toque pagarlo.

Control de facturas

Otro gran dolor de cabeza de un freelance y sus finanzas.

👩‍💻💭 ¿Me pagó la factura que le envié? ¿Cuánto hace que debería habérmela ingresado? No recuerdo haber visto la notificación del banco…

Cada vez que piensas en tus facturas descontroladas, estás consumiendo atención y generándote estrés y ansiedad. Y eso no mola, porque ser freelance es como ser un superhéroe, y necesitas tenerlo todo bajo control.

Las facturas, también.

Hay dos factores que influyen directamente en tu capacidad de controlar tus ingresos y tus facturas.

El primero es la existencia de un sistema de control. De nuevo, el sistema que elijas es indiferente, pero debe ser entendible, sencillo y debe también trabajar para ti, y no al revés.

Si no lo entiendes, o no te sirve, cámbialo.

El segundo factor que afecta directamente a tu control de ingresos es el diseño de tus servicios y sus sistemas de cobro y pago.

No es lo mismo cobrar un porcentaje al principio y otro al final (con dos facturas por servicio), que todo por anticipado o todo al final (con una sola factura).

Pero desde luego, lo que no es lo mismo es que hayas hecho un trabajo, consumido tu tiempo y energía renunciando a otros potenciales trabajos… y no te paguen.

Por eso es recomendable siempre cobrar, al menos, una parte por anticipado. Suele ser mejor hacer dos facturas… que no comer.

Los objetivos financieros

La última parte que vamos a comentar hoy en lo que se refiere al control de las finanzas para freelance, es el establecimiento de objetivos financieros.

Nos establecemos objetivos en todo. En el gimnasio. En nuestra capacidad de cocinar. En lo que sea. Pero oye, en el tema financiero como freelance, como que cuesta más.

Eso no debería ser así. Porque establecerse objetivos financieros es el primer paso para saber a dónde queremos ir, cuál es nuestra facturación objetivo mes a mes, año a año, y cuántos gastos máximos nos vamos a permitir tener para que esto marche.

En función de cómo vayamos evolucionando como freelances, estos objetivos pueden cambiar. Podemos incluso errar en la previsión, por exceso o por defecto. Pero unos objetivos financieros nos van a dar la dirección que debemos seguir.

Y para obtenerlos, quizá tengamos que centrarnos en captar más (o mejores) clientes, ofrecer servicios con más valor o reajustar las tarifas para los mismos servicios.

Sin objetivos financieros, ser freelance será muy parecido a andar como pollo sin cabeza.

Además, tus objetivos de facturación y tu techo de gasto te darán, restando la parte destinada a ahorro, inversión y similar, ese salario que te encantaría tener.

De hecho, puedes formularlos a la inversa: con estos gastos, este ahorro de empresa y este sueldo que quiero tener, ¿cuánto quiero facturar? Pero eso es materia de otro post…

Estos son los consejos VIP que tenemos en Sinoficina🌴 de finanzas para freelances. Esperamos que te sirvan y que te ayuden en la difícil tarea de ser un superhéroe.

Si quieres saber más, ya sabes dónde estamos 😉