Si antes de 2020 trabajar desde casa era una moda tímida en algunos sectores tecnológicos, ahora es corriente en un montón de sectores: la necesidad obliga. Pero dentro de esta nueva manera de trabajar, hay un escollo importante: la oferta infinita de herramientas para el teletrabajo.
Y es que no vale cualquier herramienta para cualquier persona o equipo que teletrabaje. Todos tienen distintas necesidades y culturas de trabajo, así que encontrar la herramienta de teletrabajo ideal es un dolor de cabeza para muchos jefes de equipo.
Pero no te preocupes: estás en SinOficina🌴, la comunidad de gente que… no tiene oficina, por definición 😉. Algunos trabajan solos con colaboradores puntuales, otros en equipo todo el tiempo. Pero lo de currar sin oficina, lo llevamos en la sangre.
Así que hemos pensado que podemos resumirte las herramientas para el teletrabajo que más utilizamos, clasificadas según su utilidad, para que puedas obtener algo de luz en medio de tantas opciones. Y por supuesto, desde nuestra experiencia.
Pero antes, una aclaración importante:
Los tipos de teletrabajo y sus herramientas
Antes de pensar qué herramienta para teletrabajo es idónea para nuestro caso, tenemos que tener en cuenta qué tipo de teletrabajo llevamos a cabo, y si lo hacemos generalmente por nuestra cuenta, o necesitamos que permita que un equipo coordine su trabajo.
Y es que no es lo mismo teletrabajar en organizaciones en las que el trabajo fuera de la oficina es cuestión de un par de días a la semana, que tener una organización fundamentada en el full remote.
Porque hay algo que el teletrabajo cubre con dificultad: la comunicación informal y espontánea. Ya sabes: ese café que te tomas para hacer un descanso con tu compañero de tres escritorios más allá y que os sirve para poneros al día y saber cómo va el trabajo del otro.
Y de paso, cuándo te cabe esperar ese informe que te tiene que entregar.
Pues con el trabajo completamente en remoto, esas conversaciones se dan en menor cuantía y frecuencia. Y en organizaciones que combinan el modelo presencial y el remoto, ocurre también que a veces los trabajadores que no se encuentran en la oficina se pierden cosas del día a día.
Pues antes de elegir qué herramienta de teletrabajo necesitas, debes tener en cuenta estas cuestiones. Y presumiblemente, debas utilizar más de una para encontrar el sistema ideal.
De lo que probablemente no puedas escapar si trabajas con miembros del equipo en remoto, es de procedimentalizar tu cultura de trabajo, especialmente de cara a las nuevas incorporaciones. Los primeros días en un nuevo trabajo pueden ser difíciles en una oficina, así que imagínate si tienes que hacerlo tú solo desde casa.
O imagínate que eres freelance, estás pensando en incorporar un nuevo servicio y vas a contar con un colaborador para desarrollarlo, aunque tú gestiones los clientes. ¿Cómo se establecen las bases de la relación colaborador – cliente? ¿Cómo se comunican?
Antes de ponerte a probar herramientas para teletrabajar sin parar, conviene saber qué necesitas.
Y, ahora sí, pongámonos con lo que interesa: las mejores herramientas para el teletrabajo.
Herramientas para comunicarte en remoto
La comunicación es, como ya habrás intuido, una cuestión fundamental en el trabajo en remoto.
Ya sea entre cliente y profesional, o entre miembros del mismo equipo, evitar errores en la comunicación y lograr que esta sea fluida y eficiente es muy importante.
Lo de eficiente también: de poco nos sirve pasar la mayor parte de nuestra jornada laboral hablando si luego no podemos ejecutar. Por eso conviene distinguir entre comunicación asíncrona y comunicación síncrona.
La comunicación síncrona es aquella que requiere que las partes implicadas, emisor y receptor, se encuentren a la vez en la conversación. Por ejemplo, en una videollamada.
La comunicación asíncrona es, sin embargo, la que implica emitir mensajes de manera independiente, de tal manera que uno contesta los mensajes recibidos cuando tiene ocasión, pero no de manera inmediata.
El ejemplo clásico, pero no más eficiente, de comunicación asíncrona, es el correo electrónico. Y si contestas los correos según te llegan te habrás encontrado en ese vórtice alguna vez: sigues recibiendo respuestas y acabas perdiendo un montón de tiempo gestionando correos, en vez de pararte a ejecutar otras tareas.
Claro que hay otros ejemplos de comunicación asíncrona. El feedback sobre un proyecto en formato vídeo, por ejemplo, suele permitir que cada parte implicada visione el vídeo en el momento en que más conveniente le resulte, sin necesidad de cuadrar agendas.
Veamos ahora qué herramientas podemos encontrar para comunicarnos al teletrabajar:
Herramientas de teletrabajo para comunicación en tiempo real
👉 Whereby
Es una aplicación de videollamada ética y amigable con la privacidad: capta muy poca información de los usuarios y de sus patrones de uso.
A diferencia de otras más conocidas, Whereby no requiere que descargues nada en ningún dispositivo a la hora de empezar a usarla y además tiene salas gratuitas hasta 4 personas, sin límite de tiempo.
Por supuesto, puedes compartir pantalla y se sincroniza con algunas aplicaciones de gestión de proyectos y almacenamiento de manera directa como Drive, Miro o Trello, por ejemplo.
👉 Zoom
La aplicación por videollamada que más creció en 2020, y que tuvo que enfrentar no pocos desafíos por ello. Zoom es una herramienta muy popular para la gestión de salas en directo en las que existe un ponente y una serie de asistentes, como las formaciones, pero también puedes configurar su sala virtual para que cualquiera pueda intervenir.
La parte negativa de Zoom es que sus reuniones gratuitas están limitadas en tiempo, límite que una vez alcanzado implica el cierre de la sala, así que asegúrate de que has terminado de tratar todos los asuntos antes de que el reloj se acabe… o pásate al plan de pago 😜
👉 Jitsi
Una alternativa a Zoom, permite mayor número de asistentes en salas gratuitas y no tiene límite de tiempo.
Precisamente, es la alternativa gratuita de preferencia si tienes que gestionar reuniones de un gran número de asistentes durante un periodo de tiempo considerable.
👉 Google Meet
La sala de videoconferencia de Google, tiene como principales ventajas que se integra de manera directa en Google Calendar, hasta el punto de que puedes crear una reunión en Google Calendar que te genere automáticamente la sala virtual para esa reunión y que notifique a todos los asistentes con el enlace correspondiente.
Para cualquier persona que tenga una cuenta de Google, Google Meet es gratis durante una hora y puede invitar hasta 100 participantes. Como en las anteriores, también permite compartir pantalla y se puede utilizar desde móvil.
Herramientas de teletrabajo para comunicación asíncrona
👉 Loom
La herramienta de grabación de pantalla y de webcam más popular, dejó de serlo cuando introdujo un límite de cinco minutos en su cuenta gratuita.
No obstante, para algunos esto fue una ventaja: ahora los vídeos de feedback debían ser obligatoriamente breves. En cualquier caso, sigue siendo una herramienta fiable para grabar ese mini-tutorial a ese cliente que siempre te pregunta por lo mismo.
👉 Vidyard
Una alternativa a Loom, sin límite de tiempo. También permite grabar tu pantalla del ordenador y tu cámara, si quieres, pero no te permite descargar los vídeos en las cuentas gratuitas.
Es decir, los vídeos de Vidyard se deben visualizar con conexión a internet activa y su archivo no se puede difundir con facilidad.
Cuenta, como Loom, con una extensión de Google Chrome para hacerte las cosas más fáciles si ese es tu navegador habitual.
👉 Talk and Comment
Una aplicación web y extensión de navegador que sirve para dar feedback pero, en este caso, en formato audio. Corregir exámenes de alumnos o plantear sugerencias en medio de un brainstorm individual puede ser interesante a través de esta herramienta.
👉 Slack
Concebida como una aplicación de comunicación de equipos profesionales, Slack está evolucionando hacia un público centrado en grandes organizaciones, pero aún permite de manera gratuita la incorporación de usuarios a su plataforma a través de un “espacio” o lugar en el que tienen lugar las conversaciones en formato texto, agrupadas temáticamente a través de “canales”.
De hecho, es la aplicación que utilizamos inicialmente en SinOficina🌴 para albergar nuestra comunidad, pero sus limitaciones con el historial de mensajes (solo muestra los últimos 10.000 mensajes) y su dificultad para adaptarse al crecimiento y dinámicas de la comunidad hizo que nos fuéramos a Discord, una herramienta pensada cien por cien para la gestión de comunidades.
Slack también incorpora la posibilidad de realizar videollamadas, pero es especialmente valorada por su capacidad para coordinar pequeños equipos de manera asíncrona y sus integraciones con herramientas de terceros, como las que veremos en el siguiente apartado.
Herramientas en remoto: gestión de proyectos
👉 Toggl
Una herramienta diseñada para controlar el tiempo que dedicas a cada cosa, que además permite agrupar las tareas por proyectos o clientes y que resulta, cuando menos, reveladora. Su alternativa más popular es Clockify.
👉 Notion
Una pizarra blanca infinita a lo largo, ancho y profundo, Notion es una maravilla para la visualización de información cualitativa y para la gestión de proyectos y la toma de decisiones a través de sus bases de datos y la facilidad de crear vistas con la información relevante para cada ocasión.
Tableros Kanban, Diagramas de Gantt, galerías… todo lo tienes en Notion. Su alternativa más popular es Coda.
👉 Airtable
Concebida como una base de datos con superpoderes, también facilita la gestión de proyectos y la creación de un CRM, puesto que es una herramienta con aplicaciones infinitas, aderezadas con sus automatizaciones incorporadas. Como dato negativo, tiene una ligera curva de aprendizaje.
👉 Basecamp
Una herramienta muy conocida entre las empresas de desarrollo de software en remoto, que permite la organización de proyectos a través de trableros e incorpora mensajería uno a uno. Se adapta a la metodología Shape up, diseñada por su CEO, según la cual lo importante del desarrollo de un producto es decidir qué no va incluir, para que vaya tomando vida propia conforme avanza el proyecto.
👉 Asana
Otra herramienta muy extendida en gestión de proyectos, permite visualizar con facilidad las tareas pendientes en cada horizonte temporal, su prioridad y quién es responsable de cada una, además de facilitar el análisis del desempeño del equipo.
Puedes ver su contenido en formato calendario, lista o tablero Kanban o por columnas. Por cierto, la alternativa a los tableros Kanban en cualquiera de las herramientas anteriores está en Trello, un peso pesado de las herramientas de teletrabajo que permite organizar proyectos siguiendo esta metodología.
👉 Miro
Concebida como un maxi tablero colaborativo, Miro es una pizarra virtual que también permite visualizar la información en formato horizonte temporal, registrar tareas, crear mapas mentales y desarrollar gran parte del trabajo creativo. Además, se integra con facilidad con Notion, Coda, Asana, Airtable, Slack…
👉 Todoist
Si trabajas solo, todoist permite tener tus listas de tareas bien ordenadas y establecer recordatorios de cada una. Además, puedes ordenarlas por proyectos y por prioridad, y sus comandos de acceso rápido permiten que escribas las tareas cuando revolotean por tu mente, aunque estés haciendo otra cosa.
Herramientas creativas para teletrabajo
👉 Canva
No sustituye a un diseñador gráfico como las herramientas anteriores no sustituyen a un Project Manager, pero Canva es el salvavidas de muchos profesionales cuando se trata de diseñar recursos creativos.
Su espacio para gestión de equipos es de pago, pero Canva permite compartir individualmente los diseños y que varios usuarios los editen, así que facilita la colaboración puntual. Su alternativa más popular es Crello.
👉 MindMeister
Una herramienta de creación de mapas mentales, no tiene funcionalidades tan completas como Miró pero sí facilita la consulta de procesos si se adaptan a este tipo de estructura.
👉 Excalidraw
La clásica pizarra blanca digital en su versión más básica. Una alternativa con una estética interesante puede ser Kinopio.
Ciberseguridad y trabajo en remoto
No podemos olvidarnos de esto. Cuando se trata de utilizar equipos informáticos, en una oficina o en cualquier parte del mundo, la ciberseguridad debe ser una prioridad.
Por esa razón resultan tan atractivos los sistemas de colaboración en documentos que tienen lugar en la nube: nada se pierde, si un ordenador muere… pero todo se pierde, si la herramienta deja de ser accesible.
La solución, por supuesto, pasa por guardar copias por duplicado, en la nube y en local. Al menos de los archivos definitivos que interesa guardar.
Veamos cómo podemos relacionar ciberseguridad y herramientas de trabajo en remoto:
👉 Ecosistema de Google
Integrado a través de Google Drive, la gestión de documentos en Google Docs, Google Sheets y otras aplicaciones de Google son sumamente recurrentes. Sin embargo, en 2020 el acceso a las aplicaciones de Google se vio comprometido en todo el mundo durante unas horas, perjudicando la disponibilidad de la información.
Como consejo… las copias, por duplicado 😉
👉 OneDrive
La alternativa de Microsoft, también te permite gestionar colaborativamente documentos y trabajar en la nube en un espacio totalmente privado al que se accede con doble autenticación.
👉 LastPass
Un clásico dentro de la gestión de contraseñas. Evita esa malísima costumbre de mandar o recibir credenciales por correo electrónico o whatsapp y da acceso a tus colaboradores y clientes de forma segura con LastPass.
Bueno, ¿qué te parece? Unas cuantas herramientas, ¿eh? Pues estas no son, ni de lejos, todas, pero sí creemos que están las más importantes.
De todas maneras, en SinOficina🌴 nos gustan mucho mucho las herramientas. Y nos gustan tanto que tenemos un espacio dedicado a ellas en exclusiva, nuestro canal de #recursos. Por ahí los sinoficiners comparten a diario los descubrimientos que van realizando, y en la newsletter semanal resumimos los más importantes.
Por si te quieres ir enterando de más cosas… 😉
