Los webinars, ponencias o masterclass son un recurso recurrente a la hora de generar contenido digital, pero si has pensado montar un tinglado así te habrás asustado un poco con las posibilidades y habrás acabado con la pregunta: ¿cuál es la mejor herramienta para hacer webinars?
No es fácil, la oferta es amplia y los requisitos técnicos a veces se nos escapan un poco. Pero para eso está SinOficina🌴, para hacerte la vida más fácil.
Así que… hablemos de herramientas para webinars 👇
Qué es un webinar y por qué necesitas una herramienta para hacerlo
A grandes rasgos, un webinar es una retransmisión en vídeo de un contenido concreto a una audiencia determinada. Es decir, no es una retransmisión de acceso libre, sino que tiene una barrera que, como mínimo, se traduce en la captura de las direcciones de correo electrónico de los asistentes y, a menudo, en el cobro de una cantidad por asistir al webinar.
En realidad, se trata del cuerpo que toma en el mundo digital el formato charla, ponencia o clase, con la ventaja de que puede encontrarse pregrabado y no es imprescindible que el contenido esté siendo generado en directo.
Los webinar se han generalizado como herramienta de captación de direcciones de correo electrónico de potenciales clientes en el mundo digital, pero también pueden ser una vía de monetización de audiencias por sí misma: como ese preparador de oposiciones que emite un webinar de pago para enseñar a una audiencia concreta cómo optimizar sus sesiones de estudio.
Ahora bien, ¿por qué necesitas una herramienta para hacer webinars?
Por dos razones principales: necesitas gestionar debidamente las direcciones de correo electrónico, y necesitas asegurarte de que la parte técnica va como la seda. Esto es:
👉 Que los asistentes pueden acceder debidamente al contenido
👉 Que si permites que vean la grabación del directo después este se visualice y sea también accesible
👉 Que todo tu equipo de vídeo y de sonido funcione en el momento de la verdad para que puedas conseguir el resultado que quieres: comunicar.
Ahora bien, ¿cómo elijo la mejor herramienta para webinars?
Qué debe tener una buena herramienta para webinars
Después de varios años como práctica habitual en el mundo digital, los de mayor éxito en asistencia y participación han sido los que tenían lugar en directo y estimulaban la interacción de los usuarios asistentes.
No obstante, aún se pueden encontrar por ahí webinars pregrabados que simulan la participación de los usuarios, con más o menos gracia. ¿El problema? Si algo le chirría al usuario que está asistiendo al webinar, has quebrado su confianza para siempre.
Y la confianza es algo muy importante en los negocios, digitales o no.
Entonces, ¿qué debe tener una buena herramienta para webinars? Una herramienta para webinar debe:
👉 Ajustarse a lo que quieres comunicar, y no al revés
Imagínate que en tu webinar vas a estar cambiando continuamente entre tu imagen en directo, tu presentación y algunas imágenes estáticas que apoyen lo que estás enseñando.
Si una herramienta de webinar no te permite retransmitir adecuadamente todas esas cosas, probablemente la eficacia de la comunicación se vea comprometida. Y si vas a usar el webinar para acabar vendiendo algún servicio, esto afectará a tu autoridad y la confianza que generas de manera negativa.
Además, ¿sabes cómo vas a gestionar la participación, moderar el chat o las preguntas que te hagan? Cada herramienta gestiona esto de una manera distinta.
Primero pensemos: qué y cómo queremos comunicar, y luego elijamos qué herramienta se ajusta mejor a ello.
👉 Adecuarse a las características de tu audiencia.
Algunas herramientas son más sencillas de utilizar para los usuarios que asistan a tu webinar, y otras requieren mayor preparación.
Seguro que conoces Zoom, una de las plataformas que más creció con el auge de las videollamadas y las sesiones en directo tras la situación que nos deparó 2020.
Pues resulta que para asistir “a un zoom”, el usuario debe descargarse el software de zoom en su ordenador, móvil o dispositivo de otro tipo.
Y dirás: “pero si eso es fácil”. Bueno, cuidado: si no es un público afín al mundo digital, quizá elegir una opción que implique descargar software en su ordenador suponga una resistencia.
O quizá vayas a compartir contenido en un sector que está muy familiarizado con una plataforma o herramienta para webinar concreta. En ese caso, quizá sea interesante valorarla como una de las opciones principales.
👉 Tener la posibilidad de integrarse con el resto de tu ecosistema digital
Las complicaciones técnicas no vienen solo por la parte de coordinar imagen, grabación en vivo y audio, no. Vienen también por la gestión de asistentes.
Si, por ejemplo, los asistentes van a apuntarse al webinar (o a pagar por la entrada) en tu web, deberás tener claro que la plataforma de webinars, la de email marketing, la web y la plataforma de pago se integran correctamente.
¿Qué pasaría si un usuario se registra en tu web pero no recibe enlace de acceso al webinar cuando este vaya a ocurrir? Y, ¿qué pasaría si quieres seguir contactando a los usuarios por email después del webinar para compartir otro tipo de contenido, pero no puedes importar las direcciones de correo electrónico de los asistentes hasta la herramienta que utilizas para eso?
Por no hablar del maravilloso mundo de la publicidad online. ¿Sabes ya si puedes toquetear la herramienta de webinar para que se ajuste a tus sistemas de publicidad?
Como ves, elegir una herramienta para webinar que no sea integrable en tu ecosistema digital puede darte muchos dolores de cabeza o, como poco, hacerte perder oportunidades de negocio.
👉 Buena atención al cliente (que no te dejen con el culo al aire)
Imagínate que has dedicado un montón de tiempo a investigar herramienta, a preparar el contenido del webinar y a tenerlo todo listo. En un ejercicio de previsión, el día anterior compruebas que todo funciona correctamente… pero no.
¿Cómo puedes resolverlo si la herramienta que has elegido, aun costando una cantidad de dólares al mes, no tiene soporte directo? Difícil, difícil.
Si tienes que decidir entre varias opciones de herramientas para webinar, revisa las reseñas que haya por ahí y que hablen de la calidad de su atención al cliente o servicio de soporte.
Puedes asegurarte también de qué tipo de soporte está incluido en la horquilla de precios en las que te mueves; habitualmente hay varias opciones de pago y el soporte suele verse afectado por el “pricing”.
Herramientas para webinars: cuáles son las mejores opciones
Dicho todo esto, ¿cuáles son las herramientas más recomendables para crear webinars?
🎥 Crowdcast
En SinOficina🌴 no lo podemos evitar, Crowdcast es nuestra favorita. Es la herramienta en la que alojamos nuestras sesiones formativas para los sinoficiners que tienen lugar una vez por semana, y en la que se producen también las sesiones en abierto.
Con Crowdcast somos capaces de gestionar el chat que se llena de comentarios informales durante la sesión de webinar, y también podemos ver las preguntas que quieren hacer los asistentes a los ponentes de manera separada, lo que facilita mucho el trabajo de moderación.
Además, los usuarios pueden ver estas preguntas y votar por ellas según sea su interés, así que se puede comprobar con facilidad qué cuestiones generan mayor curiosidad.
Por supuesto, se integra con Zapier y también permite exportar los contactos y gestionarlos con la herramienta de email marketing que utilizamos, así que, básicamente, nos facilita la vida.
Su plan mensual depende de los asistentes que puedas tener en directo, y las horas de retransmisión que necesites (aunque, ahora mismo, la integración con Zapier y la exportación de contactos no está disponible en el plan más básico de pago).
Puedes ver más sobre Crowdcast aquí.
🎥 Zoom
Casi casi un clásico. Ha ido mejorando a nivel de funcionalidades en los últimos años y ahora mismo, por un precio bastante accesible, puedes incluir cientos o miles de participantes.
En su versión gratuita las reuniones pueden durar hasta 40’, pero en la primera versión de pago no tienes límite de duración, puedes retransmitir también en redes sociales y cuentas con espacio de almacenamiento en la nube para enviar el enlace de la grabación a quienes no pudieron asistir en directo.
No obstante, Zoom nace como herramienta de video reunión, así que para utilizarlo como webinar en sentido estricto, que es una cuestión más unidireccional (tú emites, y otros visualizan), quizá quieras desactivar por defecto los micros y cámaras de los asistentes.
Como desventaja principal para los asistentes está la fricción añadida a la posible asistencia de los usuarios por la necesidad de descargar el software específico de zoom. Además, no incluye funcionalidad de formularios de registro integrada.
Puedes aprender más sobre Zoom en este enlace.
🎥 GoToWebinar
La plataforma de webinar de GoTo (que quizá te suene por GoToMeeting o GoToTraining). Permite que los usuarios se registren para la sesión, crear formularios personalizados y un sinfín de cosas más. En su primer plan de pago permite 100 asistentes, incluye correos automatizados y un sistema propio de aceptación de pagos.
Descubre más sobre GoToWebinar.
🎥 WebinarJam
Un clásico del mundo webinar y que presenta un precio más elevado que otras alternativas que te hemos presentado. Eso sí, la fama le precede.
Y es que con WebinarJam tienes 500 asistentes en el plan de pago más básico, 2 anfitriones y hasta 2 horas de duración con una garantía de reembolso de 30 días. Además, permite activar una pizarra durante las sesiones, hacer encuestas en directo a los usuarios y ofrece la gestión de pagos dentro de la propia herramienta.
Tienes toda la información sobre WebinarJam aquí.
🎥 Jitsi
Uno de los competidores principales de Zoom, que no mantiene la limitación de 40’ en las reuniones del plan gratuito.
No obstante, como Zoom, es una herramienta pensada para gestionar videollamadas, por lo que tendrá las limitaciones habituales respecto de las integraciones con otras herramientas y algunas funcionalidades.
Para saber más de Jitsi.
🎥 Google Meet
Anteriormente Google Hangouts, Google Meet es la herramienta de videollamadas de Google. Todos los usuarios de correo electrónico de Gmail tienen acceso al plan gratuito, con limitaciones en la duración de las reuniones y acceso hasta 100 participantes.
Ahora bien, hay dos barreras importantes con Google Meet (y que derivan principalmente de que se trata de una herramienta pensada para videollamadas, no para webinars).
En primer lugar, el coste de Google Meet se establece según usuarios activos (que añades a tu cuenta de cliente, que organice o participe en una videollamada o que abra un archivo en Drive).
Además, Google Meet no incluye integraciones con plataformas para procesar pagos ni la funcionalidad de exportación de direcciones de correo de los asistentes. Es, en lo esencial, una sala virtual.
Dependiendo de tus necesidades, Google Meet puede no ser tu herramienta ideal.
O sí. Descubre más.
🎥 StreamYard
Una de las herramientas más populares para gestionar retransmisiones en directo, que te permite simultanear dicha retransmisión en varias plataformas. ¿Quieres compartir tu webinar en Twitch, Facebook live y nosecuántas plataformas más? Streamyard te hace la vida fácil.
Además, tiene un plan gratuito muy seductor que incluye una sala de espera para ponentes, chats, posibilidad de personalizar con tus elementos de marca la retransmisión… No en vano, es una herramienta muy popular en la retransmisión de congresos online.
Descubre lo que necesitas saber de StreamYard.
Bueno, esto es todo lo que podemos contarte en SinOficina🌴 sobre las mejores herramientas para webinar. Nosotros hemos elegido la que mejor se adapta a nuestras necesidades, claro.
Y tú, ¿sabes ya cuál es la tuya?
