Cómo organizar el email de trabajo y aumentar tu productividad de verdad

El correo electrónico es uno de los grandes cambios tecnológicos de finales del siglo XX, y es que lleva en nuestra vida “desde siempre”.

De hecho lo usamos tanto, tanto, que es el medio preferido para comunicarse en las empresas, para la mayoría de cuestiones.

Al menos, eso es lo que dice el Estudio de Email 2020 de la agencia Pure360.

Ahora bien, si se usa tanto, y más en el trabajo, significa que consume tiempo. Tiempo, muchas veces, improductivo.

Es decir, que aún podemos mejorar en eso de organizar el email de trabajo y aumentar la productividad.

Porque, ¿quién no ha abierto mil veces el email el mismo día, y quién no se ha quedado respondiendo correos en las horas en que -seamos honestos- debería haber estado haciendo otra cosa?

Cómo matamos nuestra productividad en el trabajo por culpa del email

Para poder poner remedio a nuestra falta de productividad debida al uso del correo electrónico en el trabajo conviene conocer primero cómo usamos el correo en realidad.

Por ejemplo, en 2020 y tras la aplicación del RGPD, la confianza en el email como medio de comunicación ha aumentado. A fin de cuentas, no es tan fácil como antes que alguien obtenga nuestro email así como así.

Pero ocurre también que en 2020 no tenemos solamente una dirección de correo electrónico… sino que la mayoría de la gente tiene, al menos, dos: la del trabajo, y la personal.

Muchos estudiantes graduados ya, de hecho, usan además la de la universidad. Tres direcciones de correo que van, seguramente a la misma bandeja.

Bandeja que se consulta, al menos, desde el smartphone y desde el ordenador, siendo los más jóvenes los que lo hacen también desde la Tablet y el smartwatch.

Y, por supuesto, no solo con frecuencia diaria… sino que la mayoría de usuarios consulta su bandeja principal al menos una vez cada hora que están trabajando. La de SPAM, eso sí, se consulta menos: solo una vez al día.

Todo un universo de distracciones amenazando la productividad. Porque, ¿cuántos de los emails que gestionas diariamente son realmente importantes?

Una pista: el mismo estudio en el que se encuentran estos datos revela que los usuarios consultados solo consideran útiles el 13% de los emails.

Una bomba de información continua que consultamos repetidamente a lo largo del día a través de múltiples dispositivos y que apenas nos resulta útil. Como para no volverse tarumba.

10 consejos prácticos para conquistar tu productividad con el correo electrónico

Bueno, está claro, hay que mejorar lo presente. Pero, ¿hay cosas que sirvan de verdad? Pues como todo, depende de tu caso, pero aquí te traemos los 10 consejos que más valoran nuestros sinoficiners:

👉 Número 1. No utilices el email para cuestiones urgentes. Por más que la mayor parte de las personas lo consulten continuamente, mandar un correo urgente no es garantía de que el destinatario lo lea.

Si no quieres llevarte sorpresas, entonces haz uso de ese aparato tecnológico que lleva tanto tiempo en nuestras vidas y funciona mejor en las urgencias: el teléfono. Una llamada a tiempo ahorra un montón de correos… y de sustos 👻

👉 Número 2. Evita responder el correo a primerísima hora del día. Cuesta mucho. Es una manía que tiene la mayor parte de la gente en el trabajo. “A ver si hay algo urgente”. Pues si hay algo urgente, entonces ya sabes: su sitio es el teléfono, no el email.

Y además, piensa el coste de energía que supone contestar el correo a primera hora del día. Es el momento en el que te sientes más despejado y tus recursos mentales están a tope para afrontar lo que venga.

👉 Número 3. Elimina todas las notificaciones de email. Todas. Las del móvil, las del escritorio, las de la aplicación web que uses para gestionarlo. Una notificación es una distracción en potencia, y si no es urgente, no debe comprometer tu atención. Mejor para las cosas que la necesitan de verdad 😉

👉 Número 4. Tener siempre abierto el email no es productivo. Ábrelo solamente cuando vayas a trabajar con él. Es decir, agenda tiempo para ocuparte de él, preferiblemente al final de tu día, para que no interfiera con las cosas importantes de verdad.

👉 Número 5. No lo utilices como agenda. ¿Cuántas veces has mandado un correo a tu misma dirección para que algo no se te olvide? ¿Y para guardar un archivo?

Hay herramientas para gestionar tus tareas y para gestionar tus archivos que son más amigables con tu productividad. O si no, acabarás consultando el correo fuera de los momentos del día en que debes. La tecnología es tu amiga. Úsala 😊

👉 Número 6. Edita los asuntos. Una costumbre nada arraigada, ¿verdad?

Si vas a cambiar el tema de tu respuesta en un correo continuando un hilo en el que se trataba otra cosa, cambia el asunto. O mejor aún, ¡crea uno nuevo!

👉 Número 7. No hagas clic en “responder a todos”. ¿Te acuerdas de aquellas cadenas eternas de felicitaciones de emails por Navidad?

Todo el mundo contestando a un tiempo distinto, respondiendo a todos los demás, correos cruzados… y un montón de tiempo perdido.

Pasabas el último día antes de los días de fiesta dándole a “marcar como leído”.

👉 Número 8. Sé implacable con los boletines. Todos estamos apuntados a alguna newsletter que otra. Hay que estar actualizado en el sector, ya sabes.

Pero, ¿de verdad quieres esa suscripción, si no la lees? Menos es más cuando se trata de recibir y gestionar correos. Quizá una lista de twitter con cuentas de referencia te pueda hacer el apaño y no necesites comprometer tu correo 😉

👉 Número 9. Automatiza. Las plantillas de respuesta funcionan muy bien para tareas rutinarias, como enviar presupuestos o facturas. Pero hay algo muy interesante que también puedes utilizar para automatizar: las reglas o filtros de correo.

¿Sabes ese cliente que siempre te escribe a ti y debería escribir a María, de facturación? Pon una regla en tu correo. Si viene de esa dirección e incluye la palabra “factura” o “pago”, que se marque como “no importante” y se reenvíe automáticamente a María.

👉 Número 10. No hagas lo que no te gusta que te hagan. Los textos larguísimos con mil cuestiones que contestar o resolver, no suelen generar trabajo productivo si se envían por email. Empieza por no enviarlos, y por resolver los emails largos a través de otras herramientas que sí permitan gestionar mucha información de forma eficiente.

Por ejemplo, el teléfono. O, si fuera el caso, un documento compartido en la nube.

Cómo gestionar el cambio a un uso productivo del email

Vale, vale. Te hemos dejado un montón de consejos distintos y ves que te gustan, pero no sabes por dónde empezar. Porque…

👨 Mi jefe me va a canear si no le contesto el correo en el momento

👧 No sé cómo hacerlo, es que me voy a perder algo importante fijo…

👩‍💼 Si solo miro una vez al día el correo, no me va a dar tiempo a responder a todo

Bueno, con calma. Por si los 10 consejos prácticos para usar el email de forma productiva no han sido suficientes, aquí tienes un par de trucos para gestionar el cambio en el uso de tu correo electrónico.

Avisa a las personas con las que más te comunicas

La mayoría de conflictos en el entorno laboral surgen de las expectativas no cumplidas. No puedes controlar las expectativas de los demás del todo, pero puedes sentar la base.

Si tus compañeros, proveedores o clientes están acostumbrados a que contestes el email a toda velocidad, a que respondas a correos interminables con ahínco o a que cualquier hora es buena para esperar de ti un cambio urgente (y enorme), entonces pasar de cero a cien puede no salir demasiado bien.

En ese caso, poner sobre aviso a la gente con la que más te comunicas es imprescindible.

Además, puedes hablar con total honestidad: para hacer una gestión eficiente del correo electrónico has decidido responderlo solo en momentos muy concretos del día, por lo que es posible que no respondas con la inmediatez con la que respondías hasta ahora, porque compromete tu eficiencia en otras tareas que también debes realizar.

Sencillo, al grano y honesto. Difícil será que la cosa salga mal, ¿no? Bueno, depende…

Da a los demás la oportunidad de adaptarse también

A veces, decir no a alguien de forma tajante y sin ofrecer una alternativa puede causarles un verdadero inconveniente. Si una persona está acostumbrada a que respondas con celeridad , esperará celeridad en todo caso, y se planificará su trabajo contando con ello.

Para evitar que otros puedan verse realmente interrumpidos en sus rutinas sin que dejes de salirte con la tuya en tu búsqueda de un uso productivo del correo electrónico, conviene en ciertos casos ofrecer una ventana de adaptación.

Una cierta flexibilidad. Un aviso, y luego el momento en que te plantas de verdad. Pero que el de verdad no se convierta en una serie inacabable de avisos, claro.

Gestiona la conversación con el jefe

Mucha gente teme, por encima de todo, decirle al jefe (o a ese cliente en el que estás pensando) que va a gestionar de otra manera el email.

En estos casos, intenta hacer una lista de los beneficios que implica para tu trabajo ese cambio de gestión. Así podrás planteárselo antes de tener LA conversación. Y si te dice que no… siempre puedes establecer una regla con la que solo los correos de tu jefe generen una notificación, para que no se te pase ninguno.

Valora la opción de delegar el correo electrónico

Sí, el correo electrónico también se puede delegar. Si trabajas por tu cuenta y tu productividad es nula por culpa del correo electrónico, también puedes delegar.

Habitualmente el correo electrónico es una de las cosas que gestionan los asistentes virtuales, pero si eres de los que lo gestiona de forma muy personal, tendrás que animarte con la tarea de delegar en alguien, por supuesto, de tu total confianza.

Los asistentes virtuales son profesionales en alza, especialmente dedicados a hacerte la vida más fácil.

Bonus: una sesión para que el correo electrónico trabaje para ti

En SinOficina🌴 nos tomamos el tema de la productividad muy en serio, y la gestión de correo electrónico, también.

Por eso, inevitablemente, una de nuestras sesiones trata sobre la gestión productiva del email en el trabajo, e incluye unas cuantas recomendaciones que no están incluidas aquí.

Por ejemplo, en la sesión verás cuál es la diferencia entre la necesidad que tenemos del correo electrónico y la urgencia que de verdad exige.

Verás toda una serie de malas prácticas a evitar (por otras personas, y por uno mismo) y cómo puedes utilizar ciertas herramientas para ahorrarte tiempo al responder. O qué sencillo recurso tienes al alcance de la mano para evitar los temidos malos entendidos, tan frecuentes.

Sí, todas esas cosas en la fantástica sesión de Rubén Rojas para conseguir que, en definitiva, sea el correo electrónico el que trabaje para ti, y no al revés.

Esperamos que hayas encontrado interesante este artículo sobre cómo gestionar el email del trabajo y aumentar tu productividad.

Nosotros también hemos mejorado mucho.

Oh, mira… ¡una notificación!